Service de représentant UE au sens de l’article 27 du RGPD
rep4eu agit comme votre représentant dans l’Union si l’article 27 du RGPD s’applique à votre entreprise établie hors de l’UE : une désignation écrite, des coordonnées dans l’UE et le transfert de ce que vous adressent les autorités et les particuliers.
Formules dès 348 €/an480 USD/an360 £/an396 CHF/an1 752 AED/an684 AUD/an612 SGD/an2 472 R$/an45 612 ₹/an684 CAD/an, facturées annuellement. La TVA éventuelle est indiquée lors du paiement.
Exploité par Cloudkasten GmbH, société immatriculée en Allemagne ; des avocats admis en Allemagne participent à l’exploitation du service.
Champ d’application
Qui a besoin d’un représentant UE ?
L’article 27 s’applique aux responsables du traitement et aux sous-traitants établis hors de l’UE dont le traitement relève de l’article 3, paragraphe 2, du RGPD. Le critère est ce que vous faites des données personnelles de personnes dans l’UE, et non la taille de votre entreprise.
Art. 3, par. 2, point a)
Vous offrez des biens ou des services à des personnes dans l’UE
Un paiement n’est pas nécessaire : les versions gratuites et d’essai sont concernées. L’élément déterminant est votre intention manifeste de servir des personnes dans un ou plusieurs pays de l’UE, par exemple :
Une langue ou une devise de l’UE autre que celle de votre propre pays
Livraison, prix ou conditions pour des pays de l’UE
Marketing destiné à des publics dans l’UE
Mention de clients ou d’utilisateurs dans l’UE
Un site simplement accessible depuis l’UE, ou une adresse e-mail, ne suffit pas à lui seul (considérant 23).
Art. 3, par. 2, point b)
Vous suivez le comportement de personnes dans l’UE
Selon le considérant 24, il s’agit de savoir si des personnes sont suivies sur internet, y compris par un profilage visant à prendre des décisions à leur sujet ou à analyser ou prédire leurs préférences et leurs comportements. Parmi les exemples du CEPD :
Publicité comportementale
Suivi en ligne par cookies ou par empreinte numérique (fingerprinting)
Géolocalisation à des fins de marketing
Études de marché fondées sur des profils individuels
Cela peut s’appliquer sans aucune vente dans l’UE, dès lors que le comportement suivi a lieu dans l’UE.
Quand l’article 27 ne s’applique pas
Vous êtes établi dans l’UE et le traitement a lieu dans le cadre des activités de cet établissement. C’est alors l’article 3, paragraphe 1, qui s’applique.
Traitement occasionnel et à faible risque (art. 27, par. 2, point a)) : traitement occasionnel, sans traitement à grande échelle de catégories particulières de données ou de données relatives aux condamnations pénales et aux infractions, et peu susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, ces conditions étant cumulatives. Le CEPD ne considère un traitement comme occasionnel que s’il n’est pas effectué régulièrement et sort du cadre normal de vos activités.
Vous êtes une autorité ou un organisme public (art. 27, par. 2, point b)).
Lorsque l’obligation s’applique et qu’aucun représentant n’est désigné, les autorités de contrôle peuvent infliger, au titre de l’article 83, paragraphe 4, point a), des amendes pouvant atteindre 10 millions d’euros ou 2 % du chiffre d’affaires annuel mondial, le montant le plus élevé étant retenu. En 2021, l’autorité néerlandaise a infligé à LocateFamily.com une amende de 525 000 euros pour ne pas en avoir désigné.
Le lieu d’établissement compte aussi. L’article 27, paragraphe 3, exige que le représentant soit établi dans un État membre où se trouvent les personnes dont vous traitez les données. rep4eu est établi en Allemagne ; il convient donc aux entreprises dont les activités dans l’UE concernent notamment des personnes en Allemagne.
L’évaluation gratuite donne une indication, pas un avis juridique.
Ce que vous recevez
Ce que vous obtenez en désignant rep4eu
Chaque formule comprend le service décrit ci-dessous. Essential et Business ne diffèrent que par les délais cibles de réponse du support et par la fréquence de réémission de votre lettre.
Lettre de désignation écrite
Un PDF qui nomme votre entreprise en tant que responsable du traitement ou sous-traitant et désigne Cloudkasten GmbH comme votre représentant UE, avec les dates de prise d’effet et d’échéance de votre période contractuelle. C’est la désignation écrite qu’exige l’article 27 ; vous pouvez la présenter aux autorités, aux clients et aux auditeurs. La lettre est rédigée en anglais.
Coordonnées dans l’UE
Notre adresse postale à Erftstadt (Allemagne) et une adresse e-mail de transfert dédiée pour votre politique de confidentialité, avec un texte prêt à l’emploi en anglais et en allemand.
Transfert de chaque message
Les e-mails sont transférés automatiquement à votre contact RGPD, généralement en quelques minutes et au plus tard le jour ouvrable suivant. Le courrier postal est numérisé et transféré dans un délai de 3 jours ouvrables. Chaque envoi est consigné avec l’expéditeur, l’objet et l’heure.
Contact avec les autorités de contrôle
Si une autorité nous contacte à votre sujet, nous vous en informons rapidement, vous transférons la demande dans son intégralité, confirmons que nous sommes votre représentant et convenons avec vous de la suite. Sur vos instructions écrites, nous relayons votre réponse. La correspondance des autorités allemandes est traitée en allemand.
Tenue du registre de l’article 30
Nous tenons le registre des activités de traitement exigé par l’article 30, à partir des informations et des registres mis à jour que vous fournissez, et le mettons à la disposition des autorités de contrôle sur demande.
Support par e-mail
Réponses sur votre désignation, le texte pour votre politique de confidentialité et les messages transférés, en anglais ou en allemand : délai cible de 72 heures avec Essential, de 48 heures avec Business, décompté en jours ouvrables.
Non inclus dans l’abonnement
Travail juridique. Conseil juridique et évaluations des risques, rédaction de réponses aux autorités ou aux particuliers, représentation dans des procédures, services de DPO, ainsi que rédaction ou relecture de politiques de confidentialité ou de registres. Le cabinet des avocats peut s’en charger dans le cadre d’une mission distincte, dont le périmètre et les honoraires sont convenus au préalable.
Réponse aux demandes. Vous répondez vous-même aux personnes concernées et aux autorités, dans les délais légaux.
Votre responsabilité. En vertu de l’article 27, paragraphe 5, vous restez le responsable du traitement ou le sous-traitant. Désigner un représentant ne suffit pas, à lui seul, à vous mettre en conformité.
Autres législations. La représentation au titre du RGPD britannique (UK GDPR), de la loi suisse sur la protection des données (LPD), du règlement sur les services numériques (DSA) ou du règlement sur l’intelligence artificielle (AI Act), ainsi que les rôles de « personne responsable » en matière de sécurité des produits (marquage CE, GPSR).
Services d’agent ou de courrier. Nous ne sommes ni votre agent enregistré (registered agent) ni votre siège social.
Traduction. Les messages sont transférés tels que reçus, dans la langue dans laquelle ils ont été rédigés.
Contacts des autorités et des personnes concernées
Ce qui se passe lorsqu’une autorité ou un particulier nous écrit
Les autorités de contrôle et les personnes dans l’UE peuvent s’adresser à votre représentant en plus de vous ou à votre place (article 27, paragraphe 4). Voici ce qui se passe ensuite.
01
Réception et consignation
Les messages arrivent à votre adresse de transfert ou à notre bureau d’Erftstadt. Chacun est enregistré avec l’expéditeur, l’objet et l’heure.
02
Transfert intégral
Les e-mails parviennent automatiquement au contact RGPD que vous avez indiqué, généralement en quelques minutes et au plus tard le jour ouvrable suivant. Le courrier postal est numérisé et transféré dans un délai de 3 jours ouvrables.
03
Vous répondez sur le fond
Vous seul détenez les données et décidez de leur sort. Pour les demandes des personnes concernées, l’article 12, paragraphe 3, vous accorde 1 mois à compter de leur réception, délai prolongeable de 2 mois supplémentaires si nécessaire, à condition d’en informer la personne dans le premier mois. Pour les autorités, nous confirmons que nous sommes votre représentant et relayons votre réponse sur vos instructions écrites.
04
Aide juridique uniquement sur demande
Si une affaire exige une appréciation juridique, le cabinet des avocats peut s’en charger dans le cadre d’une mission distincte, dont le périmètre et le coût sont convenus par écrit au préalable. Nous vous signalons lorsqu’une demande dépasse le cadre de l’abonnement.
Un représentant n’est pas un établissement dans l’UE
Désigner un représentant ne vous donne pas d’établissement principal dans l’UE : le mécanisme de guichet unique de l’article 56 ne s’applique donc pas à vous, et n’importe quelle autorité de contrôle peut s’adresser à votre représentant (considérant 80).
Procédure de désignation
Comment désigner un représentant UE avec rep4eu
L’article 27, paragraphe 1, exige que la désignation soit faite par écrit. Le paiement seul ne suffit pas : votre représentation commence une fois votre entreprise vérifiée et votre lettre de désignation émise.
§ 01
Vérifier si l’article 27 s’applique
Examinez les conditions décrites sur cette page ou faites l’évaluation gratuite. Elle donne une indication, pas une qualification juridique ; si une exemption est susceptible de s’appliquer à vous, consultez votre propre conseiller.
§ 02
Choisir une formule et saisir les informations de l’entreprise
Indiquez la raison sociale, le pays d’immatriculation, le numéro d’immatriculation, l’adresse du siège et un contact pour la correspondance RGPD, puis payez les frais annuels via Stripe. Voir les formules.
§ 03
Nous vérifions votre entreprise
Nous vérifions que votre entreprise existe et que vos informations correspondent aux registres publics, automatiquement lorsque c’est possible, sinon à partir des documents de constitution que vous nous envoyez. Les contrôles automatisés sont généralement effectués en 24 heures et les examens manuels en 48 heures, comptés en jours ouvrables. Nous pouvons vous demander des informations complémentaires.
§ 04
Recevoir votre lettre de désignation
Après une vérification réussie, nous acceptons la désignation et émettons votre lettre. Elle s’applique à compter de la date de début de l’abonnement qui y figure, c’est-à-dire la date de confirmation de votre premier paiement. Tant que la lettre n’est pas émise, ne mentionnez pas rep4eu comme votre représentant.
§ 05
Publier les coordonnées du représentant
Mentionnez rep4eu dans votre politique de confidentialité avec le texte de votre lettre, comme l’exigent l’article 13, paragraphe 1, point a), et l’article 14, paragraphe 1, point a) ; nos conditions générales vous demandent de le faire dans les 14 jours suivant la réception de la lettre. Ajoutez aussi le représentant à votre registre des activités de traitement (article 30).
Si la vérification échoue
Si nous ne pouvons pas vérifier votre entreprise, ou si nous refusons la désignation, le contrat prend fin et nous remboursons intégralement les frais de la période en cours, sauf si l’échec résulte d’informations fausses ou trompeuses que vous avez fournies (conditions générales, section 4(EN)).
À quoi ressemble le texte pour la politique de confidentialité
L’article 13, paragraphe 1, point a), et l’article 14, paragraphe 1, point a), exigent que votre politique de confidentialité indique l’identité et les coordonnées de votre représentant. Votre lettre de désignation contient le texte exact en anglais et en allemand, avec votre adresse de transfert dédiée. La version anglaise suit ce modèle :
EU representative (Article 27 GDPR)
[Your legal entity] has designated the following
representative in the European Union pursuant to
Article 27 GDPR:
rep4eu — Cloudkasten GmbH
Seestr. 20 G
50374 Erftstadt
Germany
[your forwarding address]@rep4.eu
Individuals in the EU and supervisory authorities
may contact our EU representative on all issues
related to our processing of personal data, in
addition to contacting us directly.
Un tarif annuel fixe par formule, payable d’avance. Chaque formule comprend le service complet de l’article 27 décrit ci-dessus, pour tous les États membres de l’UE et l’EEE.
Soit 29 € par mois. Facturé une fois par an, pas mensuellement.Soit 40 USD par mois. Facturé une fois par an, pas mensuellement.Soit 30 £ par mois. Facturé une fois par an, pas mensuellement.Soit 33 CHF par mois. Facturé une fois par an, pas mensuellement.Soit 146 AED par mois. Facturé une fois par an, pas mensuellement.Soit 57 AUD par mois. Facturé une fois par an, pas mensuellement.Soit 51 SGD par mois. Facturé une fois par an, pas mensuellement.Soit 206 R$ par mois. Facturé une fois par an, pas mensuellement.Soit 3 801 ₹ par mois. Facturé une fois par an, pas mensuellement.Soit 57 CAD par mois. Facturé une fois par an, pas mensuellement.
Représentation au titre de l’article 27 pour une entreprise, avec le service complet et le support par e-mail.
Adresse postale dans l’UE et adresse e-mail de transfert
Messages des autorités et des personnes concernées transférés et consignés
Registre de l’article 30 tenu côté représentant
Support par e-mail, délai cible de 72 heures
Lettre de désignation réémise tous les 12 mois
Facturé annuellement en un seul paiement de 348 €480 USD360 £396 CHF1 752 AED684 AUD612 SGD2 472 R$45 612 ₹684 CAD. Facturé en EURUSDGBPCHFAEDAUDSGDBRLINRCAD.
Soit 58 € par mois. Facturé une fois par an, pas mensuellement.Soit 80 USD par mois. Facturé une fois par an, pas mensuellement.Soit 60 £ par mois. Facturé une fois par an, pas mensuellement.Soit 66 CHF par mois. Facturé une fois par an, pas mensuellement.Soit 292 AED par mois. Facturé une fois par an, pas mensuellement.Soit 114 AUD par mois. Facturé une fois par an, pas mensuellement.Soit 102 SGD par mois. Facturé une fois par an, pas mensuellement.Soit 412 R$ par mois. Facturé une fois par an, pas mensuellement.Soit 7 602 ₹ par mois. Facturé une fois par an, pas mensuellement.Soit 114 CAD par mois. Facturé une fois par an, pas mensuellement.
Pour les équipes soumises à des évaluations fournisseurs et de sécurité, où la rapidité de réponse et une lettre de date récente comptent.
Les formules sont facturées annuellement, d’avance. Durée de 12 mois, renouvelée automatiquement. Résiliez au plus tard 1 mois avant la date de renouvellement ; votre représentation se poursuit jusqu’à la fin de la période déjà payée. Les frais correspondant à la période déjà payée ne sont pas remboursés. Pas de frais de mise en place ; les prix s’entendent hors TVA, et la TVA éventuelle est indiquée lors du paiement. Réservé aux entreprises. Conditions générales, sections 6 et 7(EN).
LanguesCe site est disponible en plusieurs langues. Le support est assuré par e-mail en anglais et en allemand. Le contrat est conclu en anglais : les conditions générales(EN) et votre lettre de désignation sont rédigées en anglais, et seule la version anglaise fait foi. Votre lettre contient un texte à reprendre dans votre politique de confidentialité, en anglais et en allemand.
Bien distinguer
Représentant UE, DPO, consultant ou « EU rep » produits ?
Ces rôles sont souvent confondus, et chacun repose sur sa propre base juridique. rep4eu ne fournit que le premier.
RGPD, art. 27Ce que fournit rep4eu
Représentant UE
Votre point de contact dans l’UE pour les autorités de contrôle et les particuliers, désigné par écrit et agissant sur votre mandat. Il ne vous conseille pas et ne reprend pas votre responsabilité.
RGPD, art. 37–39Non inclus
Délégué à la protection des données
Une fonction indépendante qui vous informe, vous conseille et contrôle votre conformité ; elle n’est obligatoire que dans les cas prévus à l’article 37. Le CEPD considère le rôle de représentant comme incompatible avec celui de DPO externe établi dans l’UE.
ConseilMission distincte
Consultant ou avocat RGPD
Conseil sur vos traitements, audits, analyses d’impact et transferts, rédaction de politiques de confidentialité, de registres ou de réponses. Ne fait pas partie de l’abonnement ; le cabinet des avocats le propose dans le cadre d’une mission distincte.
CE · GPSRNon inclus
Personne responsable (sécurité des produits)
Les produits vendus dans l’UE peuvent nécessiter un opérateur économique établi dans l’UE ou un mandataire au titre de la législation sur la sécurité des produits (par exemple le règlement relatif à la sécurité générale des produits, GPSR). C’est un rôle différent, souvent appelé lui aussi « représentant UE » ; rep4eu ne le fournit pas.
Questions sur notre service de représentant UE
Chaque formule comprend une lettre de désignation écrite nommant Cloudkasten GmbH comme votre représentant au sens de l’article 27 du RGPD ; notre adresse postale en Allemagne et une adresse e-mail de transfert dédiée pour votre politique de confidentialité, avec un texte prêt à l’emploi en anglais et en allemand ; le transfert et la consignation de chaque message des autorités de contrôle et des personnes concernées ; la tenue de votre registre des activités de traitement (article 30), à partir des informations que vous fournissez ; et un support par e-mail en anglais ou en allemand. Le conseil juridique et la rédaction de réponses ne sont pas inclus.
Un tarif fixe par an, payable d’avance. Les formules Essential et Business ont des prix publiés, affichés sur la page des tarifs dans votre devise ; la formule Enterprise fait l’objet d’un devis individuel. Il n’y a ni frais de mise en place ni frais par message transféré. Les prix s’entendent hors TVA ; la TVA éventuelle est indiquée lors du paiement. Le travail juridique, si vous le souhaitez, est convenu et facturé séparément.
Les responsables du traitement et les sous-traitants sans établissement dans l’UE dont le traitement relève de l’article 3, paragraphe 2, du RGPD : ils offrent des biens ou des services, payants ou gratuits, à des personnes dans l’UE, ou ils suivent le comportement de personnes dans l’UE, par exemple au moyen de publicité comportementale ou de suivi en ligne. L’article 27, paragraphe 1, les oblige alors à désigner par écrit un représentant dans l’Union, sauf exemption.
La taille, à elle seule, n’est pas un motif d’exemption. L’article 27, paragraphe 2, exempte les traitements qui sont occasionnels, n’impliquent pas de traitement à grande échelle de catégories particulières de données ou de données relatives aux condamnations pénales et aux infractions, et sont peu susceptibles d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, toutes ces conditions devant être réunies. Le CEPD ne considère un traitement comme occasionnel que s’il n’est pas effectué régulièrement et sort du cadre normal des activités. Les autorités et organismes publics sont également exemptés.
Choisissez une formule, indiquez les informations légales de votre entreprise et un contact pour la correspondance RGPD, puis payez les frais annuels via Stripe. Nous vérifions ensuite votre entreprise dans les registres publics et, une fois la vérification réussie, émettons votre lettre de désignation. Vous ajoutez les coordonnées du représentant figurant dans la lettre à votre politique de confidentialité et à vos registres des activités de traitement.
Lorsque votre entreprise a été vérifiée et que votre lettre de désignation a été émise. La lettre indique la date de prise d’effet, qui est la date de confirmation de votre premier paiement, et la date d’échéance de votre période de 12 mois. La vérification automatisée est généralement effectuée en 24 heures et l’examen manuel en 48 heures, comptés en jours ouvrables. Ne mentionnez pas rep4eu dans votre politique de confidentialité avant d’avoir reçu la lettre.
Non. Une seule désignation écrite couvre tous les États membres de l’UE et les pays de l’EEE où le RGPD s’applique.
Oui. L’article 27, paragraphe 3, exige que le représentant soit établi dans un État membre où se trouvent les personnes dont vous traitez les données. rep4eu est établi en Allemagne : vos activités dans l’UE devraient donc concerner notamment des personnes en Allemagne, ou vous devriez vous être assuré par ailleurs qu’un représentant en Allemagne satisfait à cette exigence. Nos conditions générales vous demandent de le confirmer lors de la commande.
Non. Un représentant est votre point de contact dans l’UE et agit sur votre mandat. Un délégué à la protection des données (DPO) au sens des articles 37 à 39 vous conseille de manière indépendante et contrôle votre conformité ; il n’est obligatoire que dans les cas énumérés à l’article 37. Le CEPD considère le rôle de représentant comme incompatible avec celui de DPO externe établi dans l’UE. Désigner rep4eu ne vous donne pas de DPO.
Non. Nous recevons, consignons et transférons les messages, et lorsqu’une autorité de contrôle nous contacte, nous confirmons que nous sommes votre représentant et convenons avec vous de la suite. Vous répondez sur le fond et restez responsable de votre conformité, comme le précisent le considérant 80 et l’article 27, paragraphe 5. Si vous souhaitez une aide juridique, le cabinet des avocats peut prendre l’affaire en charge dans le cadre d’une mission distincte, dont le périmètre et le coût sont convenus par écrit au préalable.
Non. Le service couvre uniquement l’article 27 du RGPD de l’UE. Une entreprise établie hors du Royaume-Uni qui offre des biens ou des services à des personnes au Royaume-Uni, ou y suit leur comportement, peut avoir besoin d’un représentant distinct au titre du RGPD britannique (UK GDPR), et la loi fédérale suisse sur la protection des données prévoit sa propre règle en matière de représentant (art. 14 LPD). rep4eu n’agit pas comme représentant au Royaume-Uni ou en Suisse. Les entreprises britanniques et suisses qui ont besoin d’un représentant UE peuvent faire appel à rep4eu.
Cela peut être le cas. L’article 27 s’applique aux sous-traitants comme aux responsables du traitement, et le représentant d’un sous-traitant tient le registre de l’article 30 propre à ce sous-traitant. Vendre uniquement à des entreprises ne vous place pas non plus hors du champ d’application : les employés et les utilisateurs de vos clients professionnels sont des personnes physiques, de sorte que l’article 3, paragraphe 2, peut tout de même s’appliquer.
Les formules sont facturées annuellement, d’avance. Durée de 12 mois, renouvelée automatiquement. Résiliez au plus tard 1 mois avant la date de renouvellement ; votre représentation se poursuit jusqu’à la fin de la période déjà payée. Les frais correspondant à la période déjà payée ne sont pas remboursés. Vous pouvez résilier par e-mail à [email protected].
Désignez d’abord le nouveau représentant, mettez à jour votre politique de confidentialité et vos registres des activités de traitement, et seulement ensuite mettez fin à l’ancien mandat, afin qu’il n’y ait aucune période sans représentant désigné. Conservez vos anciennes lettres de désignation et la correspondance avec la documentation que vous tenez au titre du principe de responsabilité.
Sources
Sources juridiques et conditions du service
Les affirmations sur le droit renvoient aux textes officiels et aux lignes directrices des autorités. Les affirmations sur le service résument nos conditions générales et la lettre de désignation.
Les informations sur le service figurant sur cette page résument nos conditions générales(EN) et la lettre de désignation ; en cas de divergence, les conditions générales en anglais prévalent. Cette page fournit des informations générales sur l’obligation de désignation prévue à l’article 27 et ne constitue pas un avis juridique. Des questions sur le service ? Contactez-nous.
Désignez votre représentant UE
Une désignation écrite au titre de l’article 27, des coordonnées dans l’UE et le transfert de chaque message des autorités et des personnes concernées, par une société immatriculée en Allemagne. Formules dès 348 €/an480 USD/an360 £/an396 CHF/an1 752 AED/an684 AUD/an612 SGD/an2 472 R$/an45 612 ₹/an684 CAD/an, facturées annuellement.
