Preguntas frecuentes sobre el representante GDPR en la UE

Una persona o empresa establecida en la UE que una empresa de fuera de la UE designa por escrito para que actúe como su punto de contacto con las autoridades de control de la UE y con los particulares en todas las cuestiones relativas a su tratamiento de datos personales (artículo 27(4)). El representante actúa según el mandato de la empresa. No asume la responsabilidad de la empresa de cumplir con el GDPR.

Los responsables y encargados del tratamiento sin establecimiento en la UE cuyo tratamiento está comprendido en el artículo 3(2) del GDPR: ofrecen bienes o servicios a personas en la UE, de pago o gratuitos, o monitorean el comportamiento de personas en la UE, por ejemplo mediante publicidad comportamental o seguimiento en línea. En ese caso, el artículo 27(1) les exige designar por escrito un representante en la UE, salvo que se aplique una excepción.

El tamaño por sí solo no es una excepción. El artículo 27(2) exime el tratamiento que es ocasional, que no incluye el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos ni de datos relativos a condenas e infracciones penales, y que es improbable que entrañe un riesgo para los derechos y libertades de las personas, siempre que se cumplan todas estas condiciones a la vez. El Comité Europeo de Protección de Datos (EDPB) considera ocasional un tratamiento solo si no se realiza de forma regular y queda fuera del curso habitual de la actividad. Las autoridades y organismos públicos también están exentos.

Pueden necesitarlo. El artículo 27 se aplica tanto a los encargados como a los responsables del tratamiento, y el representante de un encargado mantiene el registro del artículo 30 propio de ese encargado. Vender solo a empresas tampoco lo deja fuera del ámbito: los empleados y usuarios de sus clientes empresariales son personas físicas, por lo que el artículo 3(2) puede seguir aplicándose.

Sí, si el artículo 3(2) se aplica a su empresa. Una decisión de adecuación permite que los datos personales fluyan de la UE a su país sin garantías adicionales. No cambia si el GDPR se aplica a su propio tratamiento, ni elimina la obligación de designar un representante conforme al artículo 27.

No. Una sola designación por escrito cubre todos los Estados miembros de la UE y los países del EEE donde se aplica el GDPR.

Sí. El artículo 27(3) exige que el representante esté establecido en un Estado miembro en el que se encuentren las personas cuyos datos usted trata. rep4eu está establecido en Alemania, por lo que sus actividades en la UE deberían incluir a personas en Alemania, o bien usted debería tener la certeza, por otros motivos, de que un representante en Alemania cumple ese requisito. Nuestros Términos del Servicio le piden confirmarlo al hacer su pedido.

Las autoridades de control pueden ordenarle que designe uno e imponer multas conforme al artículo 83(4)(a) del GDPR de hasta 10 millones de euros o el 2 % del volumen de negocio total anual a nivel mundial, la cifra que sea mayor. En 2021, la autoridad neerlandesa multó a LocateFamily.com con 525,000 euros por no haber designado un representante.

Todos los planes incluyen una carta de designación por escrito que nombra a Cloudkasten GmbH como su representante conforme al artículo 27 del GDPR; nuestra dirección postal en Alemania y una dirección de correo electrónico de reenvío exclusiva para su aviso de privacidad, con un texto listo para usar en inglés y alemán; el reenvío y registro de cada mensaje de las autoridades de control y de los titulares de los datos; el mantenimiento de su registro de actividades de tratamiento del artículo 30, con base en la información que usted proporciona; y soporte por correo electrónico en inglés o alemán. No se incluyen la asesoría legal ni la redacción de respuestas.

La asesoría legal, las evaluaciones de riesgo legal, la redacción de respuestas a autoridades o particulares, la representación en procedimientos, los servicios de delegado de protección de datos y la redacción de avisos de privacidad o registros. Tampoco se incluyen la representación conforme al UK GDPR, la FADP suiza, el Reglamento de Servicios Digitales o el Reglamento de IA; las funciones de seguridad de productos, como la de persona responsable CE o GPSR; los servicios de agente registrado y de correo en general; ni la traducción de los mensajes reenviados. El despacho de los abogados ofrece el trabajo legal como un encargo independiente, con el alcance y los honorarios acordados previamente por escrito.

Elija un plan, ingrese los datos legales de su empresa y un contacto para la correspondencia relativa al GDPR, y pague la cuota anual a través de Stripe. Luego verificamos su empresa en registros públicos y, una vez superada la verificación, emitimos su carta de designación. Usted agrega los datos del representante que figuran en la carta a su aviso de privacidad y a sus registros de actividades de tratamiento.

Cuando su empresa ha sido verificada y se ha emitido su carta de designación. La carta indica la fecha de inicio de vigencia, que es la fecha en que se confirmó su primer pago, y la fecha de vencimiento de su período de 12 meses. La verificación automática suele completarse en 24 horas y la revisión manual en 48 horas, contadas en días hábiles. No nombre a rep4eu en su aviso de privacidad antes de tener la carta.

Nos comunicamos con usted para resolverlo, por ejemplo solicitándole documentos de constitución. Si no podemos verificar su empresa o rechazamos la designación, el contrato termina y le reembolsamos íntegramente la cuota del período en curso, salvo que ello se deba a información falsa o engañosa que usted haya proporcionado.

No. Un representante es su punto de contacto en la UE y actúa según su mandato. Un delegado de protección de datos conforme a los artículos 37 a 39 lo asesora de forma independiente y supervisa su cumplimiento, y solo es obligatorio en los casos que enumera el artículo 37. El Comité Europeo de Protección de Datos (EDPB) considera que la función de representante es incompatible con la de un DPO externo establecido en la UE. Designar a rep4eu no le da un DPO.

No. Recibimos, registramos y reenviamos mensajes, y cuando una autoridad de control nos contacta, confirmamos que somos su representante y coordinamos con usted los siguientes pasos. Usted responde sobre el fondo y sigue siendo responsable de su cumplimiento, como dejan claro el considerando 80 y el artículo 27(5). Si desea ayuda legal, el despacho de los abogados puede asumir el asunto como un encargo independiente, con el alcance y el costo acordados previamente por escrito.

No. El servicio cubre únicamente el artículo 27 del GDPR de la UE. Una empresa fuera del Reino Unido que ofrece bienes o servicios a personas en el Reino Unido, o monitorea su comportamiento allí, puede necesitar un representante aparte conforme al UK GDPR, y la Ley Federal suiza de Protección de Datos tiene su propia regla sobre el representante (artículo 14 de la FADP). rep4eu no actúa como representante en el Reino Unido ni en Suiza. Las empresas del Reino Unido y de Suiza que necesitan un representante en la UE pueden usar rep4eu.

rep4eu es operado por Cloudkasten GmbH, empresa inscrita en el registro mercantil del Amtsgericht Köln con el número HRB 92697, con domicilio social en Erftstadt, Alemania, y dirigida por Alexander Hagemann. Dos abogados habilitados en Alemania participan en la operación del servicio. Su contrato es con Cloudkasten GmbH y no crea una relación abogado-cliente.

Una cuota fija al año, pagada por adelantado. Essential y Business tienen precios publicados, que se muestran en la página de precios en su moneda; Enterprise se cotiza de forma individual. No hay cargos de alta ni cargos por mensaje reenviado. Los precios no incluyen IVA; el IVA aplicable se muestra al pagar. El trabajo legal, si lo desea, se acuerda y se factura por separado.

No. Los precios no incluyen IVA. Cuando corresponde IVA, se muestra al pagar y en su factura. A las empresas establecidas en otro Estado miembro de la UE con un número de identificación a efectos del IVA válido se les factura mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo.

Los planes se facturan anualmente por adelantado. Período de 12 meses, con renovación automática. Puede cancelar hasta 1 mes antes de su fecha de renovación, y su representación continúa hasta el final del período ya pagado. Las cuotas del tiempo ya pagado no se reembolsan. Puede cancelar por correo electrónico a [email protected].

Designe primero al nuevo representante, actualice su aviso de privacidad y sus registros de actividades de tratamiento, y solo entonces ponga fin al mandato anterior, para que no haya ningún período sin un representante designado. Conserve sus cartas de designación anteriores y la correspondencia junto con la documentación que acredita su cumplimiento.

Este sitio web está disponible en varios idiomas, pero el soporte se brinda por correo electrónico en inglés y alemán. El contrato se celebra en inglés: los Términos del Servicio y la carta de designación están en inglés, y el texto en inglés es el vinculante. La carta incluye un texto para el aviso de privacidad en inglés y alemán. La correspondencia de las autoridades alemanas se atiende en alemán; los demás mensajes se reenvían tal como se reciben, en el idioma en que fueron escritos.